Dada la situación actual con la pandemia COVID-19 y sus restricciones de movilización y distanciamiento social, en conjunto con la necesidad de realizar auditorias de normativas, aspectos legales o cumplimiento de clientes/proveedores se hace inevitable buscar alternativas a las auditorias presenciales tradicionales. Por lo que las auditorias remotas se vuelven la opción de muchas organizaciones para ejecutar las actividades de auditoria a distancia, desde cualquier lugar distinto de las instalaciones del auditado, sin que la ubicación física represente una limitante.

La más reciente versión de ISO 19011:2018, la norma de los auditores, ya incluye directrices para realizar una auditoría remota. Al ejecutar una auditoria en forma remota, los auditores tienen las mismas obligaciones de cumplimiento normativo y de calidad que tienen cuando trabajan en el sitio. Por esto es necesario asegurarse de la etica profesionales de los auditores usando de forma correcta la tecnologia con la que se dispone.

Una auditoria remota podrá cubrir el 100% del alcance dependiendo el rubro de la organización, norma aplicable y ente certificador. En otros casos, solamente un pequeño porcentaje, alrededor del 30%,pude ser cubierto de manera remota.

Ventajas de la auditoría remota

• Restablecimiento de un sentido muy necesario de normalidad.
• Reducción de los costos de desplazamiento. Para un programa de auditoría con varias auditorías anuales, las auditorías remotas pueden proporcionar ahorros significativos.
• Un grupo ampliado de auditores disponibles.
• Ampliación de cobertura. Las auditorías remotas permiten una mayor cobertura cuando se producen prioridades de volumen y limitaciones de tiempo que compiten entre sí.
• Mayor integración de especialistas. Los especialistas pueden conectarse de forma remota para determinadas entrevistas o partes de la planificación de auditorías, y no necesitan estar presentes para realizar una auditoría completa.
• Revisiones de documentos mejoradas. Las revisiones remotas de los planes y la documentación, a su propio ritmo, contribuyen a una revisión de mayor calidad y a profundizar en la documentación.
• El uso mejorado de la tecnología disponible fortalece la documentación y la presentación de informes. El uso de la tecnología por parte del personal de las instalaciones para capturar información fotográfica y de video contribuye a mejorar su comprensión y utilización de la tecnología disponible. Esto contribuye a una mejor documentación de las condiciones de las instalaciones, a una mejor capacidad para informar de incidentes y condiciones al personal corporativo remoto y a un aumento de las oportunidades para futuras herramientas de formación remota.
• La carga de auditoría para las operaciones de las instalaciones se reduce. El tiempo necesario para recopilar y digitalizar documentación, video e imágenes puede extenderse durante varias semanas, en lugar de concentrarse en un período de auditoría que lleve al personal de sus actividades diarias.
• Mejora de la organización y confirmación de la documentación necesaria. Dado que el personal de las instalaciones tiene que revisar y reunir los documentos necesarios, la auditoría remota ofrece la oportunidad de organizar y confirmar que toda la documentación necesaria para una inspección normativa esté disponible.

Retos de la auditoría remota

• Las observaciones de primera mano no se pueden sustituir. No hay nada como observar los procesos personalmente, observar el lenguaje corporal, o incluso notar un olor que no debería estar ahí. La auditoría en línea también tiene límites bajo ciertas condiciones, como cuando las operaciones son seguras, altamente restringidas, o en entornos sensibles. No se puede atravesar una sala esterilizada con un dispositivo de video, ni se puede llevar a muchas plantas químicas o refinerías.
• La auditoría remota hace difícil crear relaciones con los auditados. Se pierden oportunidades de proporcionar sugerencias, consejos y observaciones para mejorar. Es difícil identificar las mejores prácticas o describir cosas de las que otros pueden beneficiarse, fuera del proceso de documentación. Los buenos auditores hacen esto, y estas son a menudo las cosas más útiles que los auditados consiguen de la práctica.
• La falta de interacción en persona abre otras oportunidades de fraude. Se aumenta la oportunidad de presentar documentos adulterados y omitir la información pertinente. Esto puede requerir planificación adicional, algunos procedimientos de auditoría adicionales/diferentes, o un seguimiento una vez que las barreras a una auditoría tradicional se levanten.

Las auditorias  remotas pueden ser trabajadas como una estrategia de continuidad en los sistemas de gestión trabajando cada parte del proceso de compromiso de auditoría: planificación, revisión de documentos, trabajo de campo, entrevistas y reuniones de clausura.

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